Stratégies de gestion du changement pour faciliter la transition vers un nouveau système de DME.

Vous avez décidé de changer votre système de dossiers médicaux électroniques (DME). Possiblement parce que votre plateforme actuelle sera réformée ou n’est plus en mesure de répondre aux besoins opérationnels en constante évolution de votre clinique. Ou encore, parce qu’il est impossible d’intégrer votre système de DME aux outils complémentaires qui permettraient d’augmenter ses fonctionnalités ou l’efficacité de votre équipe.

Peu importe la raison de votre décision, vous souhaitez que la mise en œuvre se fasse le plus rondement possible pour le bien de votre équipe et celui de vos patients. Soyez assurés que l’équipe de mise en œuvre de TELUS Santé sera présente à chaque étape du processus pour superviser la transition afin de garantir sa réussite. Un gestionnaire de projet affecté à votre clinique vous guidera tout au long du processus de transition, et un spécialiste de l’apprentissage veillera à ce que tous vos employés soient adéquatement formés sur l’utilisation de la nouvelle plateforme de DME.

Vous pouvez aider votre équipe à se préparer à cette période qui peut s’avérer déstabilisante pour votre clinique. Voici quatre stratégies visant à faciliter la mise en œuvre structurée du nouveau système de DME.

1. Mobilisez tout le monde.

La mise en œuvre d’un nouveau système de DME peut avoir des répercussions sur chacun des membres de l’équipe de soins de santé. Les flux opérationnels peuvent changer en raison d’améliorations apportées aux processus ou d’autres modifications, raison pour laquelle nous croyons qu’il est essentiel que tous les intervenants s’engagent à participer à la transition.

La gestion des changements internes doit être entreprise bien avant la mise en œuvre du système de DME. La direction de la clinique doit promouvoir le projet et convenir des objectifs et des livrables de haut niveau, qui devront par la suite être communiqués à l’ensemble du personnel. Les nouveaux processus doivent être compris et respectés par chacun des intervenants. Mobiliser tout le monde, de l’équipe de direction aux fournisseurs de soins de santé et à l’administration, fera toute la différence.

2. Préparez-vous au changement.

Il est possible d’atténuer de nombreuses difficultés associées à la mise en œuvre d’un nouveau système de DME si tout le monde considère la transition comme un projet qui nécessite une planification réfléchie, du temps et des ressources pour assurer son succès.

La création d’une équipe de transition constitue une stratégie intelligente qui fera en sorte que tout le monde sera prêt pour le changement de système de DME. Votre équipe devrait inclure un fournisseur principal de soins de santé qui appuie le changement; un chef de projet qui assure la liaison avec le gestionnaire de projet de TELUS Santé et qui gère les activités de mise en œuvre; et un super-utilisateur (qui peut aussi être le chef de projet) qui comprend les processus et les flux opérationnels de la clinique.

L’équipe de transition est responsable de superviser la mise en œuvre, de collaborer avec l’équipe de TELUS Santé pour établir le calendrier du projet, d’évaluer et d’adapter les processus opérationnels qui seront touchés par le changement, et de communiquer régulièrement avec tous les intervenants pour que tout le monde demeure informé.

3. Suivez la formation nécessaire avant et après la transition pour en assurer la réussite.

Il est recommandé que tout le monde commence la formation bien avant le jour de la mise en œuvre. La formation préalable et continue améliore le taux de rétention de l’information, aide à accepter le changement et à réduire le stress, et augmente la confiance des utilisateurs durant la transition. Reporter la formation après la date de mise en service du système pourrait avoir des répercussions sur l’efficacité de la clinique.

  • Avant la mise en œuvre, encouragez tous les utilisateurs à se familiariser avec la nouvelle plateforme de DME le plus rapidement possible. Donnez-leur du temps pour qu’ils puissent profiter de la liste exhaustive de webinaires et de tutoriels sur Med Access disponibles dans le Centre d’apprentissage du système de DME. Commencez ici.
  • Après la mise en œuvre, organisez régulièrement des séances d’information avec votre chef de projet pour transmettre les connaissances nécessaires aux cliniciens et au personnel de soutien sur les nouveaux processus et l’utilisation de votre système de DME.
  • Pendant et après la mise en œuvre, prévoyez du temps pendant les heures de travail pour la formation des utilisateurs avec TELUS Santé alors qu’ils sont tous disponibles et peuvent se concentrer sur l’apprentissage.

4. Soyez patients et laissez aux gens le temps de s’adapter.

Il est possible qu’une telle courbe d’apprentissage ait des répercussions sur les activités de votre clinique. Faites preuve de patience et acceptez le fait que les gens auront besoin de temps pour s’adapter.

Donnez aux équipes cliniques le temps de se familiariser avec le nouveau système de DME avant de voir des patients. Créez et testez des scénarios de jeux de rôles avec tous les types de patients, puis introduisez graduellement l’utilisation du système. Diminuez le nombre de rendez-vous de 50 % le jour de la mise en service du système et augmentez-le graduellement au cours des deux semaines qui suivent.

Organisez des ateliers à la clinique avec les membres du personnel pour échanger des astuces et conseils utiles et vous soutenir mutuellement au cours de la transition. TELUS Santé est toujours à votre disposition pour de la formation supplémentaire. Votre gestionnaire de projet organisera une journée de formation de perfectionnement de 3 à 4 semaines après la mise en service de votre système. Apportez votre liste de questions et de sujets que vous aimeriez aborder.

L’amélioration de l’efficacité et des soins justifie les efforts.

Votre transition vers un système de DME de TELUS Santé, un système de DME hautement configurable et basé sur le Web, vous aidera à assurer l’avenir de votre clinique avec un service de production de rapports bien structuré, un puissant outil de gestion des tâches, et la possibilité de consulter numériquement les dossiers des patients à partir de n’importe quel endroit. Avec un système de DME de TELUS Santé, vous découvrirez de nouvelles façons stimulantes d’augmenter l’efficacité et d’offrir une expérience de soins positive chaque jour.

Bien que la mise en œuvre d’un nouveau système de DME puisse sembler accablante, vous préparer et planifier intelligemment, avec les conseils de TELUS Santé, vous permettra de faciliter la transition et d’apprécier les efforts déployés pour y arriver.

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