Deux puissants outils de traitement des DME rétablissent le calme et l’ordre dans une clinique allergologique achalandée.

Une allergie mortelle ou une affection du système immunitaire peut se révéler effrayante. C’est pourquoi la clinique NL Allergy & Immunology de St. John’s (Terre-Neuve-et-Labrador) fait le maximum pour offrir des services de pointe à ses patients.

Les autres cliniques de la ville ont beau proposer des tests d’allergie, NL Allergy & Immunology est le seul établissement qui compte parmi son personnel des immunologues détenteurs d’un certificat de spécialiste. La clinique se consacre à l’évaluation et au traitement d’adultes et d’enfants qui présentent des allergies alimentaires ou causées par des médicaments et l’environnement, de l’urticaire chronique, de l’asthme et des immunodéficiences.

Jerry Arsenault, directeur et « maître des dossiers » autoproclamé de la clinique NL Allergy & Immunology, affirme que l’établissement tire une grande fierté de son accessibilité. « Une consultation avec un médecin de la ville qui ne se spécialise pas en allergologie peut présenter des difficultés. Nous faisons notre possible pour aider nos patients. Lorsqu’ils nous appellent, ils parlent à une véritable personne. S’ils ont une question, nous leur trouvons la réponse. »

Occasion de remplacer un système de DME « pénible sur le plan administratif ».

Quand la clinique a ouvert ses portes en 2014, il existait peu d’options pour mettre en œuvre les DME. Jerry décrit sa première plateforme de DME comme « pénible sur le plan administratif » Pour appuyer cette affirmation, il énumère les problèmes : besoins non comblés en matière d’administration, lacunes quant à l’examen des documents, mauvais soutien à la clientèle, gestion de la facturation déficiente et aucune intégration aux outils de communication avec les patients. « J’aurais voulu changer de système dès le premier jour, mais il n’existait pas de meilleure option », se souvient-il.

Puis, le Centre for Health Information de Terre-Neuve-et-Labrador a lancé le programme de DME eDOCSNL comprenant Med Access DME de TELUS Santé. Le souhait de Jerry était exaucé.

Conçu pour les omnipraticiens et les spécialistes, Med Access est un DME en ligne hautement personnalisable qui s’adapte aux besoins relatifs à la charge de travail des cliniques. Med Access consiste en un puissant outil de production de rapports et de gestion des tâches qui permet de prendre des décisions éclairées en plus d’offrir un accès à distance.

Jerry décrit la différence comme « renversante » et affirme que Med Access fonctionne exactement comme il veut.

Med Access se connecte à la plateforme qui renferme les dossiers de santé électroniques (DSÉ) de la province pour bonifier la prestation des soins entre les professionnels de la santé, partout à Terre-Neuve-et-Labrador. Le DSÉ affiche le dossier médical numérique à jour de chaque patient. On peut y accéder du lieu de prestation de service au besoin.

Jumelage idéal avec l’outil de gestion participative du patient.

La transition vers Med Access a permis à la clinique NL Allergy & Immunology d’intégrer le système de gestion participative du patient Cliniconex afin de faciliter le traitement des avis et des communications. « Le grand nombre de renvois à traiter constitue l’un de nos principaux enjeux, mentionne Jerry. On ne peut simplement pas appeler chaque patient. »

Jerry révèle que le jumelage de Med Access à Cliniconex a réduit la charge de travail de la clinique de 25 %. « L’ancien système comportait un processus complexe d’envoi des avis, ce qui prenait environ cinq minutes par patient. Med Access et Cliniconex fonctionnent en toute harmonie. Il suffit de glisser-déposer, ce qui prend tout au plus 35 secondes. »

Le rapport quotidien qui recense les avis et les moyens de communication revêt une grande valeur aux yeux de Jerry. En effet, ce document lui montre combien de patients ont reçu et ouvert leur message, et si des tentatives de communication ont échoué.

La fonction d’envoi de messages textes et d’ajout de renseignements, comme l’adresse de la clinique, son numéro de téléphone et les rappels pour la préparation des rendez-vous se révèle aussi d’une grande utilité. « Notre volume d’appels de patients qui se posent des questions a beaucoup diminué, souligne Jerry. À l’heure actuelle, nous répondons seulement à une vingtaine d’appels par jour comparativement aux quelque 70 demandes dont nous avions l’habitude. »

La réception achalandée de la clinique fonctionne comme une machine bien huilée grâce à Med Access et à Cliniconex. Pour les besoins ponctuels, il suffit de décrocher le téléphone pour obtenir l’aide de gens courtois et compétents. Jerry sait pertinemment qu’un éventuel processus d’amélioration ou de bonification des DME se fera en toute douceur et avec facilité.

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